Notificare de confidențialitate

Această notificare de confidențialitate, împreună cu Termenii și condițiile și Politica noastră de protecție a datelor, stabilește modul în care Pro-Force Limited utilizează și protejează orice informații care ni se oferă.

Pro-Force Limited este operator de date și operator de date în sensul legislației privind protecția datelor. Membrii personalului relevanți și autorizați vor avea acces la informațiile personale. Suntem înregistrați la biroul comisarilor de informații și numărul nostru de înregistrare este: Z9297919

Vă rugăm să împărtășiți informații cu noi, astfel încât să vă putem oferi servicii de găsire a unui loc de muncă și servicii conexe. Această notificare vă spune la ce vă puteți aștepta de la noi și cum vă vom proteja drepturile. Se aplică informațiilor pe care le colectăm despre membrii personalului nostru, lucrătorii din agenții și persoanele care lucrează la clienții noștri și alte companii cu care facem afaceri.

Dacă doriți să vă exercitați oricare dintre drepturile dvs. de date, vă rugăm să contactați departamentul nostru de conformitate la 01227 733 880 sau enquries@pro-force.co.uk

Prelucrarea informațiilor

Pro-Force prelucrează informații despre persoane fizice, cunoscute sub denumirea de „date cu caracter personal”, pentru a ne desfășura afacerea ca afacere de angajare în scopuri de servicii de recrutare temporară și ca agenție de ocupare a forței de muncă în scopul serviciilor de recrutare permanentă.

Prin lege, avem obligații să ne asigurăm că candidații pe care îi plasăm în posturi vacante sunt potriviți pentru posturi și că acele posturi sunt potrivite pentru acești candidați. Avem datoria de a avea grijă de interesul personalului nostru, al angajaților din agenții și al clienților și pentru a face acest lucru trebuie să colectăm și să procesăm informații relevante. Prelucrăm unele informații pentru a ne ajuta să ne asigurăm că oferim un serviciu care tratează oamenii în mod legal și echitabil, previne încălcările drepturilor omului și se îmbunătățește mereu.

Drepturi de date

Toate persoanele fizice au următoarele drepturi cu privire la datele lor personale:

Dreptul de a fi informat – Aveți dreptul de a fi informat despre ce informații deține Pro-Force, pentru ce le folosim, cu cine le partajăm, cât timp le păstrăm și pe ce bază procesăm datele. În calitate de companie de angajare, avem un interes legitim în prelucrarea datelor cu caracter personal pentru a ne asigura că potrivim candidații cu posturi vacante/oportunitati de muncă adecvate. Există, de asemenea, momente în care trebuie să procesăm informații personale, deoarece suntem obligați prin lege. Pentru zone în afara celor de mai sus, vom solicita consimțământul.
Dreptul de acces – Dacă doriți să vedeți înregistrările pe care le păstrăm în dosar pentru dvs., vă rugăm să faceți o solicitare în scris către departamentul nostru de conformitate.
Dreptul la rectificare – Dacă credeți că deținem informații incorecte, ne puteți cere să le corectăm.
Dreptul la ștergere – Ne puteți cere să vă ștergem informațiile. Atâta timp cât nu există o cerință legală ca noi să păstrăm informațiile dvs. (de exemplu, HMRC ne solicită să păstrăm evidența salariilor pentru perioadele de timp stabilite de lege), vă vom șterge detaliile.
Dreptul de a restricționa prelucrarea – În loc să ceri să fie eliminat, ne poți cere să oprim procesarea. De exemplu, ne puteți cere să nu vă mai contactăm în legătură cu oportunitățile de muncă.
Dreptul la portabilitatea datelor – dacă doriți să vă duceți datele unei alte organizații, vă rugăm să contactați departamentul nostru de conformitate.
Dreptul de a vă opune – aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră pe motive de interese legitime, marketing direct și prelucrare în scopuri statistice. Vom înceta imediat procesarea informațiilor dumneavoastră, cu excepția cazului în care există un motiv legal pentru a nu face acest lucru.

Dreptul de a nu fi supus luării automate a deciziilor – Pro-Force nu utilizează luarea de decizii automate în procesele noastre de recrutare.

Informațiile pe care le colectăm, le folosim și le stocăm

Fiecare secțiune de mai jos vă spune ce informații colectăm, cum le folosim și cât timp le păstrăm.

Membrii personalului

Membrii personalului nostru sunt persoane care lucrează direct pentru și în cadrul Pro-Force.

Colectăm date cu caracter personal date cu caracter personal de la dvs. pentru a ne îndeplini contractul cu dvs., pentru a ne conforma obligațiilor noastre legale și, în cazul în care este în interesul nostru legitim ca angajator/furnizor de forță de muncă, să recrutăm noi lucrători pentru a ocupa posturile vacante în afacerea noastră.

Ca parte a procesului nostru de recrutare, pentru a vă evalua potrivirea pentru angajare, vă vom cere următoarele informații:

Nume și detalii de contact
Dreptul la statutul de muncă (inclusiv copii ale ID/pașaportului/alte documente aplicabile)
Abilități, experiență, calificări
Detalii despre cerințele / oportunitățile de muncă
Indiferent dacă aveți nevoie de ajustări rezonabile în procesul de recrutare
Întrebări relevante pentru capacitatea dumneavoastră de a îndeplini rolul

Odată ce o ofertă de muncă a fost făcută și acceptată, vom cere și următoarele informații:

detalii bancare
Numărul național de asigurare
Rudele tale apropiate
Indiferent dacă aveți nevoie de ajustări rezonabile pentru a vă îndeplini rolul

Informațiile pe care le solicităm ne ajută să vă evaluăm adecvarea pentru angajare, să ne permită să vă angajăm și să îndeplinim cerințele legale sau de reglementare cu noi. Nu trebuie să furnizați informațiile pe care le solicităm, dar ar putea afecta capacitatea noastră de a vă angaja dacă nu o faceți.

Aceste informații sunt colectate, procesate și păstrate deoarece angajatorii au un „interes legitim” în conformitate cu legea privind protecția datelor să facă acest lucru.

Dacă aveți succes în cererea dvs. de angajare la noi, păstrăm informațiile pe care le furnizați fie pentru perioada minimă pe care suntem obligați să le păstrăm prin lege, fie așa cum este definit în Politica noastră de protecție a datelor sau atâta timp cât ne dați consimțământul pentru păstrați informațiile.

Dacă nu reușiți în cererea dumneavoastră de angajare la noi, informațiile vor fi păstrate în dosar timp de un an de la încheierea procesului de recrutare pentru acel rol.

Odată ce lucrați cu noi, dosarul dvs. de angajat va include și alte informații relevante, inclusiv:

Înregistrări de antrenament
Înregistrări de evaluare și evaluare a performanței
Dosare de absență de boală
Înregistrări de corespondență (inclusiv note de ședințe disciplinare și de reclamație, acolo unde este cazul)

Dosarul dvs. de angajat va fi păstrat pe durata angajării dvs. și pentru perioade diferite, în funcție de înregistrările definite în Politica noastră de protecție a datelor după încheierea angajării dvs.

Lucrători din agenție

Lucrătorii din agenție sunt lucrători pe care îi furnizăm pentru a lucra cu companiile noastre clienți. Colectăm date cu caracter personal de la dvs. pentru a ne îndeplini contractul cu dvs., pentru a ne conforma obligațiilor legale și acolo unde este în interesul nostru legitim, pentru a vă oferi servicii de găsire a unui loc de muncă și pentru a furniza clienților noștri forță de muncă.

Aceasta include:

Nume și detalii de contact
Dreptul la statutul de muncă (inclusiv copii ale ID/pașaportului/alte documente aplicabile)
Abilități, experiență, calificări
Detalii despre cerințele / oportunitățile de muncă
Rude apropiate
Număr național de asigurare și detalii bancare

De asemenea, putem solicita informații suplimentare pentru a confirma adecvarea muncii, inclusiv:

Detalii de referință
Chestionare de sănătate relevante pentru tipul de muncă
Condamnări penale necheltuite

Odată ce a fost oferit un contract, vom întreba, de asemenea, dacă sunt necesare ajustări rezonabile pentru a-și îndeplini orice rol. Pentru unele roluri, putem folosi evaluarea ca parte a procesului de recrutare, cum ar fi alfabetizarea, calculul, înțelegerea culorilor sau testarea abilităților), iar aceste rezultate vor fi păstrate la dosar.

Informațiile pe care le colectăm vor fi utilizate numai în scopul de a vă dezvolta cererea de muncă sau pentru a îndeplini obligațiile legale/de reglementare (după cum este cazul). Informațiile pe care le solicităm ne ajută să vă evaluăm adecvarea pentru muncă. Nu trebuie să ne furnizați informațiile pe care le solicităm, dar ar putea afecta capacitatea noastră de a vă oferi de lucru dacă nu o faceți.

Vom păstra informațiile fie pentru perioada minimă pentru care suntem obligați să le păstrăm prin lege, fie, dacă este cazul, în cazul în care ne dați acordul pentru păstrarea informațiilor.

Contacte externe de afaceri

Aceasta înseamnă membri individuali ai personalului la clienții noștri, furnizorii sau orice altă organizație de asistență cu care lucrăm pentru a desfășura activitățile legitime ale afacerii.

Colectăm date cu caracter personal pentru a ne conforma obligațiilor legale și atunci când este în interesul nostru legitim ca angajator/furnizor de forță de muncă să facem acest lucru. Persoanele din cadrul companiilor cu care lucrăm au, de asemenea, dreptul de a avea informațiile personale protejate. Vom partaja informații numai acolo unde este permis de lege și relevante pentru activitățile noastre legitime de afaceri, cum ar fi furnizarea numelui, titlului postului și detaliilor de contact atunci când organizăm un interviu. De asemenea, putem împărtăși informații profesionale care sunt deja în domeniul public (cum ar fi paginile site-ului companiei, profilurile LinkedIn și media similare).

Informațiile pe care le solicităm vor fi utilizate numai în legătură cu activitățile legitime ale afacerii noastre.

Păstrăm informațiile fie pentru perioada minimă pentru care suntem obligați să le păstrăm prin lege, fie, după caz, atâta timp cât ne dați consimțământul pentru păstrarea informațiilor, oricare dintre acestea este mai lungă.

Vom păstra datele de contact pentru persoanele din cadrul organizațiilor client, cât timp organizația rămâne o organizație client actuală sau potențială.

Persoanele din cadrul organizațiilor cu care lucrăm au aceleași drepturi ca orice altă persoană (inclusiv dreptul de a fi uitat). Oricine dorește să își exercite drepturile conform legislației privind protecția datelor trebuie să contacteze departamentul nostru de conformitate.

Partajarea informațiilor

Pentru a ne îndeplini obligațiile contractuale și legale, suntem obligați să împărtășim informații.

Organizații clienți – pentru ca organizațiile noastre clienți să ia în considerare candidații pentru oportunități în cadrul afacerilor lor, trebuie să le împărtășim informațiile despre candidați. Avem contracte cu aceste organizații care le cer să trateze informațiile candidaților ca fiind confidențiale înainte de a le împărtăși informații.
Informații partajate candidaților – pentru a ne desfășura serviciile de recrutare și furnizare de forță de muncă, trebuie să împărtășim informațiile de contact ale clienților candidaților
Auditori și inspectori – din când în când, putem fi auditați de terți pentru a ne asigura că funcționăm ca o afacere conformă din punct de vedere legal și etică. Aceste terțe părți pot include:
Audituri guvernamentale de reglementare și aplicare
Audituri independente de conformitate socială
Audituri clienți
Altele – dacă dorim să împărtășim datele dumneavoastră cu cineva care nu este acoperit în această notificare de confidențialitate, vom face acest lucru numai dacă avem un motiv legitim pentru a face acest lucru și, acolo unde este necesar, vă vom cere consimțământul specific pentru a face acest lucru.

Pentru informații suplimentare despre procedurile de protecție a datelor Pro-Force, vă rugăm să consultați Politica noastră de protecție a datelor sau contactați departamentul de conformitate la 01227 733 880 sau enquiries@pro-force.co.uk